Erros e fraudes cometidos por escritórios de contabilidade podem custar muito caro às empresas. E o simples não atendimento às demandas que o negócio tem também pode causar prejuízos e transtornos nos processos internos. Daí a importância de escolher o escritório contábil com cuidado e seguindo alguns critérios que ajudam a avaliar as qualidades de um possível prestador.
Ou seja, deve-se observar mais do que os honorários contábeis do escritório, até porque o custo-benefício pode ser melhor melhor em uma contratação que envolve honorários um pouco maiores que os de outras assessorias.
Rol de serviços
É importante conhecer o rol de serviços na totalidade do possível escritório para verificar quais soluções adicionais e pontuais são oferecidas, pois em momentos específicos elas fazem muita falta se não forem ofertadas. Por exemplo, o negócio que pretende participar de licitação precisará de auxílio contábil para apresentar-se corretamente junto à concorrência, o que pode marcar a diferença entre ser escolhido como fornecedor ou rapidamente descartado no processo licitatório.
Às vezes, é possível ainda contar com serviços que nem mesmo são contábeis diretamente, mas que fazem parte da gestão do negócio e se relacionam com a contabilidade, como assessoria financeira para estabelecimento de boa gestão financeira e empresarial.
Canais de atendimento
Alguns canais proporcionam um atendimento mais rápido, como WhatsApp e telefone, enquanto outros podem ter resposta um pouco mais demorada, caso do e-mail. Como existem momentos nos quais um atendimento imediato ou bastante rápido é necessário, como quando uma nota fiscal está sendo emitida, é importante que o escritório ofereça algum canal de respostas mais ágeis.
É interessante ainda observar a variedade de canais oferecidos, o que cobre diferentes necessidades de atendimento que o negócio e seus profissionais podem ter.
Estrutura
Não é preciso escolher um escritório contábil que seja uma multinacional ou tenha todo um andar no prédio comercial mais exclusivo da cidade. Porém, uma boa estrutura é fundamental, que permita ao prestador entregar o que o contratante precisa.
Na Livecont, por exemplo, contamos com uma equipe enxuta mas multidisciplinar, que compreende as demandas fiscais, contábeis, trabalhistas e financeiras dos clientes, além de responsáveis por unidades em diferentes estados do Brasil.
Mercados atendidos e experiência
Tempo de atuação e variedade de tipos de empresa que o prestador atende são bons indicativos de sua competência, de aceitação pelos contratantes e de entendimento das questões legais e burocráticas envolvidas nos processos.
Você pode perguntar se o escritório já atende negócios da mesma área ou ver se entre os clientes mostrados no site constam empresas de ramo igual ouárecido.
Referências e depoimentos de clientes
Esse tipo de indicação é a prova de que os serviços prestados são bons. Clientes que fazem referência a um prestador ou dão depoimento sobre ele expõem não apenas a satisfação com o atendimento, mas também detalhes importantes sobre as suas experiências, como problemas específicos que o negócio tinha e foram resolvidos com a contratação.
Documentos e relatórios entregues
Na conversa com o possível prestador é interessante tirar dúvidas em relação aos documentos gerados e como são montados. Isso porque eles devem ser ao mesmo tempo abrangentes e fáceis de entender, principalmente se a intenção é contar com assessoria financeira ou terceirização do setor financeiro junto ao mesmo contratado.
Você pode pedir alguma demonstração de relatório ou documento para fazer uma visualização prática, o que também demonstra o tamanho da disponibilidade que a equipe e o escritório proporcionam para sanear as mais diversas dúvidas.
Infraestrutura de tecnologia
Verifique se o escritório possui uma área virtual para clientes, que centraliza a entrega de documentos, obrigações acessórias, guias de impostos, folha de pagamentos e comunicação de rotina. Esse recurso ajuda a empresa a acompanhar o trabalho dos contadores e não se perder em meio a tarefas que são de responsabilidade interna, como pagar as guias recebidas dentro do prazo e arquivar documentos.
Perguntas específicas
Todo negócio, mesmo que pequeno e sem grandes complexidades burocráticas, tem as suas particularidades e algumas delas podem estar associadas a processos que têm contato com a contabilidade. Então, deve-se entender previamente se essas necessidades serão cobertas, tanto em prol do funcionamento da empresa quanto pela importância de atender corretamente às obrigações legais.
Por exemplo, a sua empresa pode ter necessidades estratégicas e estruturais para as quais a assessoria contábil é importante, como planejamento tributário, revisão de impostos para pedido de ressarcimento, regularização cadastral, estabelecimento de conformidade financeira e outros projetos
A contabilidade pode mais do que somente atender à agenda de impostos e declarações e à elaboração da folha de pagamentos. Sendo seu caso, basta entender se o prestador cogitado pode entregar isso.
Regularidade profissional
É possível realizar consulta pública no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) do estado para verificar a regularidade do contador responsável ou do escritório perante o órgão que fiscaliza e regulamenta o mercado contábil. Caso alguma consulta dê resultado negativo, o prestador em questão não pode ser cogitado para atender a empresa.
Se você quer escolher um escritório contábil devidamente regularizado e que atende a todos os demais critérios que citamos neste texto, pode contar conosco. Entre em contato por telefone ou e-mail ou nos chame no WhatsApp.