Todo empreendedor sabe que certidões negativas de débitos (CNDs) são comprovantes de regularidade e significam que não há impostos em aberto. Isso é verdade, mas não é tudo que se pode saber sobre certidões, pois existem mais do que documentos relacionados a impostos sobre o faturamento.
Como um negócio tem diferentes obrigações, há alguns tipos de CNDs, pois nenhuma delas abrange todos os âmbitos de fiscalização. E existem ainda as certidões positivas, mas que servem para momentos nos quais as negativas são, primeiramente, solicitadas.
Explicaremos adiante sete tipos de certidões, o que são as positivas com efeitos negativos e a importância desses documentos.
Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)
O CRF atesta que a empresa está em dia com os depósitos para o Fundo de Garantia dos funcionários, que é um dos critérios de conformidade (compliance) trabalhista. Sua emissão é feita no site da Caixa Econômica Federal com preenchimento do CNPJ e do estado no qual o negócio é sediado.
Certidão da Receita Federal
Como se fossem duas certidões negativas em uma, o documento emitido no site da Receita Federal atesta que o negócio não tem pendências com impostos cobrados pela União, como o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), e não tem débitos em aberto a 90 dias ou mais em valor superior a R$ 1 mil (critérios utilizados pela Procuradoria da Fazenda Nacional para solicitar à Receita a inscrição de um débito em dívida ativa).
Uma novidade acerca dessa certidão é que ela passou a englobar também o INSS recolhido na folha de pagamentos da empresa, sendo extinto documento que dizia respeito apenas à contribuição previdenciária. Ou seja, a CND da Receita não é liberada se houver pendências com o recolhimento do INSS.
Para requerer essa certidão, basta informar o CNPJ.
CND estadual
Os impostos exclusivamente administrados pelos estados são o ICMS e o IPVA dos veículos. E a certidão de um estado, quando emitida com sucesso, garante que a empresa em questão não tem débitos relativos a essas duas siglas.
As certidões negativas estaduais devem ser buscadas nos sites das Secretarias de Fazenda locais, pois cada estado apenas pode certificar a regularidade de empresas — matrizes ou filiais — localizadas em seus domínios. Algumas administrações liberam o documento somente a partir do preenchimento do CNPJ ou da inscrição estadual, mas outras podem solicitar mais dados.
CND municipal
A certidão de regularidade emitida por um município assegura a inexistência de pendências em relação ao Imposto sobre Serviços (ISS) e ao IPTU de imóveis, as siglas que ficam sob a responsabilidade das cidades.
Assim como ocorre com o documento estadual, o municipal é concedido apenas pela cidade-sede da empresa a partir de dados como CNPJ e inscrição municipal do alvará, e na maioria das cidades brasileiras obtém-se de forma online.
Para empreendimentos com imóveis próprios e registrados no CNPJ, as prefeituras oferecem ainda certidões negativas específicas para débitos imobiliários, que abrangem apenas pendências e regularidade relacionadas ao IPTU e outras taxas geradas por posse e manutenção de imóvel.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Bastante específica, a CNDT está ligada à situação referente a débitos trabalhistas em processo de execução judicial por qualquer Tribunal Regional do Trabalho (TRT) do país. Quando isso ocorre, o TRT em questão envia a informação para o Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT). Com isso, a empresa fica impossibilitada de requerer a CNDT no site do Tribunal Superior do Trabalho (TST).
Esse débito pode tanto ser originado por encargos quanto por remunerações e direitos trabalhistas não pagos, como horas extras e um terço adicional de férias, pois todos os componentes da folha de pagamentos, sejam descontos ou vencimentos, justificam abertura de processo contra um negócio quando ele não os quita.
Certidão Negativa de Protesto
O Instituto de Protesto é um órgão nacional que reúne cartórios de todo o Brasil e no qual protestos de títulos e boletos podem ser requeridos contra devedores. Sua certidão significa que o CNPJ informado não conta com protesto de dívida em nenhum dos cartórios do país integrados a esse instituto.
Certidões positivas com efeitos negativos
Com exceção da Certidão Negativa de Protesto, todas as demais oferecem a chamada certidão positiva com efeitos de negativa.
Ou seja, são documentos que afirmam a existência de um débito (status positivo), ou pelo menos de fatos geradores que anteriormente motivaram cancelamento da certidão ou algum processo de cobrança, mas que também afirmam que a empresa já tomou providências para a regularização, como realização de parcelamento, e por isso não sofre restrições ou punições (efeitos negativos).
Importância das certidões negativas
Se a empresa está em dia com as suas obrigações, os órgãos de fiscalização precisam reconhecer as apurações e os pagamentos para manter o histórico positivo em seus cadastros. Porém, às vezes isso não acontece e, por algum motivo, o cumprimento de alguma obrigação não é registrado, o que pode ser visto por meio de uma certidão positiva.
Além de informar a existência de pendência, há documentos que mostram diretamente quais são as pendências. De qualquer forma, renovar as certidões após o vencimento de cada uma permite que se identifique algum possível erro nos cadastros legais da empresa e se busque o mais rápido possível a correção, com apresentação dos documentos probatórios de apuração e pagamento das obrigações.
As certidões são importantes ainda para apresentação a entidades públicas e privadas que as solicitam em momentos específicos. Por exemplo, bancos podem pedir a apresentação das principais certidões para análise de crédito antes de liberar algum produto ou serviço que o negócio precise.
Caso a empresa deseje entrar em uma licitação, será obrigada a apresentar certidões negativas, ou positivas com efeito de negativas, se vencer a etapa concorrencial e for escolhida para prestar serviços ou fornecer produtos. Do contrário, perde o contrato com o órgão comprador.
Então, utilize os links que colocamos ao longo do texto para manter controle sobre suas CNDs. E assine a nossa newsletter para se manter informado sobre obrigações legais.