O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle financeiro e gerencial muito simples de ser elaborada, mas tem sua eficiência afetada quando alguns erros em sua manutenção e quando não é utilizada corretamente para a mensuração de indicadores financeiros.
Além do fluxo da movimentação corrente, há ainda variações do documento com diferentes lançamentos e formatos de cálculo dos saldos. Cada uma tem os próprios objetivos e elas se conciliam para acompanhamento próximo e exato da saúde financeira do negócio.
A seguir, vamos abordar o fluxo padrão, o fluxo projetado e o operacional, mostrando erros que não podem ser cometidos e como utilizá-los na prática na gestão.
Fluxo de caixa corrente
Os principais componentes desse fluxo são entradas, saídas, saldos e a periodicidade de fechamento dos saldos.
O cuidado em relação ao registro das entradas e saídas é para que nada seja esquecido. Por isso, o ideal é que os lançamentos sejam diários ou dentro do menor intervalo de tempo possível. Também não se deve ignorar valores menores, principalmente aqueles de pequenos custos, como pagamento de estacionamento ou de compras de material de escritório. Essas despesas mínimas, quando somadas, podem fazer muita diferença nos fechamentos de caixa periódicos e ao fim de um ano.
A periodicidade de consolidação dos saldos tem de ser definida conforme as necessidades administrativas do negócio e o ritmo de receitas e despesas. Quando há muita frequência de contas a pagar e receber, o ideal é que os fechamentos ocorram também mais frequentemente, como em intervalos semanais. O ritmo de ocorrências e fechamentos precisa ser semelhante porque o caixa precisa ter disponibilidades para cobrir as obrigações, motivo pelo qual constatar a saúde financeira em compasso abaixo daquele em que os fatos acontecem é perigoso.
Após a manutenção dos componentes, deve ser feita a utilização do fluxo de caixa como ferramenta gerencial, já que os números dele demonstram resultados de diversos indicadores financeiros importantes na gestão empresarial e financeira, como:
- volume de despesas em comparação com faturamento;
- margem de lucro;
- índice de liquidez corrente;
- ticket médio;
- capital de giro bruto e líquido.
Fluxo projetado
O documento projetado tem como objetivo prever a saúde financeira da empresa em curto e médio prazos para auxiliar na tomada de decisões e também para preparar o negócio em face de iminentes cenários positivos ou negativos.
Como no fluxo projetado são lançados valores ainda não realizados, eles devem ser previstos conforme documentação que os baseia, histórico e formatos de cálculo de contas a pagar e receber.
Por exemplo, a conta de energia elétrica do escritório é variável e, por isso, deve ser registrada por média histórica. Já contas a pagar e receber fixas e que são previstas em contratos podem ser lançadas com valores exatos para o futuro próximo.
Assim como no fluxo corrente, deve ser definida uma periodicidade para atualização dos saldos do fluxo projetado. Normalmente, as consolidações são mensais, mas cálculos de saldos parciais semanais ou quinzenais podem ser feitos se a natureza da movimentação financeira da empresa demandar isso.
Na questão gerencial, as projeções servem para adiantar-se à situação dos indicadores e do negócio no período que está sendo previsto. Se o relatório mostra aumento de receita por novos contratos que estão se iniciando, sem proporcional elevação nas despesas, pode-se esperar aumento nos saldos positivos de caixa e margem de lucro maior.
Perante essa constatação, o gestor pode começar a planejar investimentos com parte da folga do caixa, como aumento de equipe, novas estratégias de marketing ou abertura de uma filial, sendo o plano colocado em prática assim que o realizado ratificar o que foi planejado.
Por outro lado, se as projeções demonstram que o negócio poderá ter dificuldades, é possível com antecedência fazer cortes, rever a estrutura de custos, buscar aumentar o ticket médio ou tomar outra atitude para reverter a possível situação difícil ou minimizar ao máximo seus efeitos.
Fluxo operacional
Se você quiser ter uma gestão financeira um pouco mais sofisticada e com maior controle sobre as entradas e saídas, pode também manter um fluxo de caixa operacional: que é o registro apenas de receitas e despesas provenientes das atividades fim de vendas ou serviços prestados. Então, nesse documento não entram gastos como os administrativos e taxas de serviços bancários.
Essa ferramenta demonstra com exatidão as margens bruta e líquida de lucro obtidas com as atividades, evidenciando o desempenho que a empresa tem e a eficiência do controle de custos de operação, da precificação de outras ações e métricas relacionadas às atividades fim.
Quando se mantém paralelamente um fluxo operacional, ele precisa ser confrontado com o geral corrente para constatar se a margem de lucro final é adequada. Caso os números obtidos no fluxo operacional sejam plenamente satisfatórios e isso não se repita no geral, mesmo considerando naturalmente a inserção dos demais custos, pode haver um problema na estrutura das despesas fora das atividades fim.
Existem ainda outras variações de fluxo, como de financiamentos, de geração de capital e o indireto, bastante específicos e que nem sempre se encaixam na realidade de todas as empresas, principalmente das pequenas. Mas manter os formatos que abordamos no texto é importante em qualquer negócio, nunca deixando de utilizá-los para a prática gerencial e a tomada de decisões.
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